ON TIME - nel posto giusto al momento giusto con l’output management

M/OMS - l’Output Management System per rivolgersi ai clienti in maniera efficace

Dopo la creazione dei documenti e la composizione di contenuti personalizzati su misura per il cliente, il secondo passaggio consiste nel raggiungere il cliente in maniera efficace. La gestione dell’output in senso stretto abbraccia i processi di post-elaborazione, ottimizzazione, distribuzione e output dei documenti. Fondamentalmente si tratta di mettere i contenuti a disposizione del destinatario in modo ottimale: nella forma giusta, ad esempio come notifica via SMS, tramite il canale preferito - in formato digitale o per posta, al momento giusto.

Solo un sistema di gestione dell'output performante consente di realizzare e gestire una comunicazione con la clientela personalizzata fino nel minimo dettaglio. Grazie alla sua posizione centrale, un Output Management System come M/OMS diventa il crocevia dei processi comunicativi.

Corporate Output Management
Il fulcro dei vostri processi documentali

Soluzione aziendale per risultati ottimali

Per ottenere il massimo incremento della qualità, della sicurezza e dell'economicità, tutti i documenti aziendali devono essere elaborati a livello centrale da un sistema di gestione dell'output, meglio se dalla creazione dei documenti fino all'output. 

Il fulcro dei processi documentali

Come tutta la serie M/, il nostro sistema di gestione dell'output M/OMS è concepito come soluzione aziendale centralizzata che si occupa di tutte le operazioni legate all'output management per qualsiasi tipo di documento commerciale su qualsiasi canale di output (multi channel).

Tutto da un'unica fonte
La serie M/ è uno dei pochissimi sistemi sul mercato in grado di offrire l'intero processo documentale da un'unica fonte, dalla creazione fino all'output, con una notevole semplificazione della configurazione e della gestione dei progetti. Inoltre i documenti vengono riempiti con tutti i dati e metadati necessari già durante il processo di generazione. In questo modo rimangono aperte tutte le opzioni e, al momento dell'output, il sistema può semplicemente decidere quale aspetto e formato di output conferire al documento. Tutto senza laboriose analisi e conversioni.

Evitate le soluzioni isolate!
Spesso i sistemi che si occupano dell'elaborazione in blocco sono diversi da quelli usati per la creazione di documenti interattivi o online, da quelli per la stampa in AFP, da quelli per l'output in PDF ecc. L'obiettivo è quello di sostituire queste soluzioni isolate "storicamente radicate" con un sistema di gestione dell'output uniforme che attinge a risorse centralizzate da qualsiasi punto dell'azienda, producendo una comunicazione con la clientela di altissimo livello.  

L'importazione funziona sempre
I documenti che devono continuare a essere creati con sistemi esterni possono essere importati attraverso il filtro di input del sistema di gestione dell'output M/OMS ed elaborati insieme a tutti gli altri documenti.

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Oggi è indispensabile:
output management con un output multi channel

Oltre ai formati di output fisici e digitali come Print e PDF, sta diventando sempre più importante servire canali di output digitale come gli SMS e le e-mail. Rientra in questo ambito anche l'ottimizzazione della visualizzazione su dispositivi mobili. Il cliente è mobile e vuole essere raggiunto sempre attraverso il canale più consono.

Un documento ha molte facce

Per ottenere la massima flessibilità per quanto riguarda l'elaborazione e l'output dei documenti, la serie M/ opera completamente sulla base di un unico documento di partenza slegato dal formato, che contiene fin dall'inizio tutti i contenuti, dati, metadati e istruzioni di layout, mantenendoli però rigorosamente separati. Solo al momento dell'output il sistema decide, in base ai dati del cliente, se il contenuto deve essere trasformato in una lettera, in un SMS, un'e-mail o un PDF nel portale per i clienti. E, infine, se e con quale chiave deve essere archiviato.

Flessibilità, prestazioni, usability

Per essere buona, la gestione dell'output deve passare inosservata. Nel caso classico, per l'addetto l'elaborazione di una pratica si conclude effettivamente con l'ultimo "clic". Al resto ci pensa il sistema: alla produzione dei documenti necessari e alla loro spedizione ai giusti interlocutori.

Pertanto per i supervisori è di particolare importanza un'interfaccia amministrativa ben strutturata, che permetta di gestire i numerosi passaggi di lavoro necessari nell'ambito del processo di output, come l'ottimizzazione dell'affrancatura e della spedizione, l'applicazione del codice a barre, il recupero degli allegati, l'attivazione dell'affrancatura elettronica ecc.

E quando, alla chiusura del trimestre o dell'anno, i quantitativi da elaborare aumentano in maniera esponenziale, il sistema deve essere in grado di gestire questi picchi per mezzo di elaborazioni parallele, bilanciamenti del carico ecc., senza che si verifichino ritardi. A questo riguardo, consultate anche la scheda "Prestazioni"

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